Dirección de Archivos
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Sistema de Administración de Documentos y Gestión Documental
Entre las actividades programadas para el 24 de noviembre de 2017, en su visita a la Casa Legislativa Guanajuaten-se, nuestra Directora de Archivos Liliana Edith Rascón Sigala, recorrió el área de digitalización, la cual tiene una doble función: preservar y difundir el acervo legislativo. El Lic. Alberto Macías Páez, Director del Diario de los Debates y Archivo General, señaló que la etapa final del proceso archivístico es la digitalización para poder preservar y poner a disposición del público los documentos donde reside la historia del nacimiento de la diputación provincial; a través de su página del Congreso.
Con el propósito de consolidar el trabajo en conjunto entre las direcciones de archivos del Congreso de Guanajuato y esta Asamblea, se habló sobre la donación del Sistema de Administración de Documentos y Gestión Documental, que actualmente la Casa Legislativa Guanajuatense tiene en funcionamiento con el fin de respetar el ciclo vital de los documentos desde que se originan hasta que se determina su destino final. El citado sistema fue diseñado por Noel Jacinto Rubio Zalapa, joven destacado que labora en el departamento de tecnología.
La maestra Rascón Sigala declaró que de lograrse el convenio de donación de esta herra-mienta tecnológica el Congreso del Estado estaría en la posibilidad de optimizar la organiza-ción y clasificar de docu-mentos, además conocer el estatus de los asuntos turnados a las diferentes unidades administrativas a través del apartado de gestión documental lo que representaría un gran avance en materia archivística para este órgano colegiado.
El recorrido concluyó con la visita al Museo de Cultura Legislativa, recinto que busca implementar acciones de difusión en materia legislativa y promover el interés de la investigación de las mismas.
Visita al Congreso de Guanajuato
En el recorrido realizado por las instalaciones del archivo general de la Casa Legislativa Guanajuatense el 23 de noviembre de 2017, como parte de plan de actividades que nuestra Dirección de Archivos lleva a cabo, la maestra Liliana Edith Rascón Sigala tuvo la oportunidad de entrevistarse con el licenciado Alberto Macías Páez Director de Diario de Debates y Archivo General del H. Congreso de Guanajuato; así como con los coordinadores de las diferentes áreas del archivo general.
Macías Páez explicó, que a partir de la entrada en vigor de la Ley de Archivos Generales del Estado y los municipios de Guanajuato en el 2007, las áreas del Congreso estatal se dieron a la tarea de homologar la técnica archivística aplicando los instrumentos de consulta y control para conservar, organizar y facilitar la localización de los documentos. Así mismo, se estipuló que los sujetos obligados, deben designar un responsable encargado del archivo. En el caso del legislativo, el archivo general se conforma de tres áreas: trámite, histórico y de concentración.
El licenciado José Alberto Ramírez Olmos, Coordinador del Archivo de Trámite y Concentración, comentó que dicha área se encuentra en cada unidad administrativa y que los enlaces de las unidades tienen entre sus responsabilidades resguardar y conservar la documentación que se encuentra activa y elaborar los inventarios de transferencia primaria.
En el archivo de concentración se custodia la documentación en fase semiactiva de su ciclo vital. Sus funciones primordiales son recibir los archivos de trámite; resguardar la documentación hasta cumplir con su vigencia conforme al catálogo de disposición documental o al cumplir su periodo de reserva; además de elaborar los inventarios de baja documenta, de transferencia secundaria y depurar la documentación sin valor secundario.
La licenciada María Victoria Baeza Vallejos, Coordinadora del Archivo Histórico, expuso que este se conforma por los documentos seleccionados que contienen evidencia y testimonio de las acciones trascendentes, como son las Iniciativas, dictámenes, decretos, actas de comisiones, actas de sesiones del pleno, leyes, diario de los debates entre otros; por lo que deben conservarse permanentemente.
